高回复率的外贸开发信应该怎么写?

外贸开发信怎么写才能引起客户注意?

高回复率的外贸开发信内容怎么写,应该是最受外贸业务员在开发客户初期关注的问题,但是我们必须认清现实,外贸开发信是一种外贸营销手段,所以写高回复率的外贸开发信最重要的不仅仅是内容,把握好重要的点才能提高采购商的回复率。

写邮件前需要考虑的问题

  • Purpose: 你写这封邮件的目的是什么,你能为客户带来什么?
  • Consider who you’re emailing : 你要发给谁, 此人的地位是什么,你们的关系如何?
  • Subject: 这封邮件的主题是什么?能否吸引客户打开阅读?
  • 思路:分几段,怎么写,主要用哪些句型。如何用最简洁的语言突出你的优势?
  • 语气:直接or委婉 ?
  • 正文该如何写?

精准识别客户需求

做外贸,客户是第一位,一些没有潜力的,小打小闹的客户大部分的时候就是在浪费我们的时间。所以,我们要具备识别客户需求的能力,根据客户需求,有针对性地发开发信,提高其回复率!

那如何精准识别客户需求?首先,我们可以浏览客户的网站,看其公司简介,主营产品以及其目标市场等信息,从而判断对方是零售还是商超。如果对方是商超,我们的开发信可以针对低价格,高产能这个点着重展开。如果对方是零售,我们则可以着重说明我们有产品研发优势。

通过识别对方产品的价格,可以判断其市场定位,根据其价格定位,向他推荐合适的产品款式。如果是识别出对方对价格很敏感,我们可以着重说明我们的价格优势及公司生产体量。

当我们识别到客户的需求后,我们可以对客户进行A,B,C,D的分层,对于不同级别的客户给予不同的时间,精力分配。如,对于更优质的客户,花费更多的时间,精力去跟进。

优化邮件内容

这种外贸开发信比较难写,因为你没有实质的内容,但是却要1封邮件抓住陌生客户。那么就要综合考虑客户的关注点,公司,信誉,价格,质量和交货期。有的人会嗤之以鼻说谁那么空看你写的那么多东西,不好意思,还真有人看,而且快速回复,然而关键就在于,只要是买家都会存在以下的问题,那么他为什么要回复你就看你找的人对不对,内容是否抓住他的关注点。

标题:A/B模板测试

写邮件前花大量时间去做客户和市场调研,要去做客户群体的细分,要有针对性地发邮件。写上让客户感兴趣的主题: 突出邮件目的,核心,中心。例:

Re: An idea help you to get your next 100 customers
How to make more profit from the growing market in 2016
Re: Jacky called you just now!
邮件不是死的,每个客户感兴趣的点不一样,主题要多变,内容要多变,思维方式也要多变。

公司介绍

一句或者2句话介绍公司及优势,一定要提炼,让客户有兴趣往下看。例如,当您判断对方会对价格比较敏感,可着重突出我们的价格及产能优势。如果对方是着重打造其品牌的,可以突出我们的产品研发设计能力。

价格

由于以公司为背景写开发信,因此不会直接涉及某个产品,所以也不会针对产品报价,你可以以行业内的著名竞争对手为参照物price 30% lower than brand XXX 。 不要以为我这是瞎说的,google运营中这条广告是一个非常成功的引流案例,当然也得看产品和公司质量 列举已经有合作的行业内的著名公司,同时能展现你们的信誉,然后告诉客户免费样品交期。

以新品为主要内容的开发信

一般来说,客户会对新产品比较感兴趣,比较容易和客户建立联系,后续跟进。

标题 :依旧以INQUIRY开头;

内容 :公司介绍必不可少,然后让客户看附件的图片,因此附件的图片你要稍微用点心做。记住,人都是感官动物,图片这种简单粗暴的视觉冲击在开发客户的过程中会比较重要的手段。

以热销款为主要内容的开发信

研究客户网站找到热门产品,然后你报一个最吸引人的价格过去,如果你找的人和邮箱是对的,回复率低于5%,我可以和你交流交流。当然,报价是有策略的,你如果只是想低价吸引客户回复,那么请想到台阶给自己下,另外,开发客户阶段不是一定要赚多少钱。如果是多产品组合报价的情况,你可以尝试报亏几个。一般杂货外贸公司这种手段用的比较多。

高回复率的开发信10个注意事项

  • 邮件不能写得过长
  • 要有明确的主题
  • 切记长篇大论的介绍工厂或公司
  • 不要炫耀英语水平
  • 少用奇怪的字体
  • 主动语态不要用得太多
  • 不要问没有意义的问题
  • 最好不要附有图片和文件
  • 不同的客户要有针对性
  • 语气不能过于生硬

邮件不能写得过长

客户在浏览邮件时留给每封邮件的时间只有2~3秒。 如果你的邮件写的很长,英语表述水平有限,再加上几个附件。可想而知这样开发信的结果会如何。

明确且有吸引力的主题

主题要能吸引住客户的眼球。少用形式化的标题:we are the manufacturer of XX, need cooperation , price list for XX- *** trading company ltd.

比较好的标题例子:Re: XXX inc / XXXX vendor-product / XX Co., ltd

(客户公司名 / 已合作客户公司名-合作产品 / 我方公司名 )

也可以试试:Did you receive my email?

切记长篇大论的介绍工厂或公司

例:我们是某某公司,地处xxx,交通便利,风景优美,我们公司成立于xx年,具有丰富的xxx经验,享誉全球,我公司获得ISO9001:2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我司参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”

如果有明确突出优势的, 可以这样: We supply XXX for ABC Inc with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

不要炫耀英语水平

外贸函电的精髓就是“简单简单再简单。少用冷僻生词,少用各种语法从句,多用短句。多多模仿国外客人的表达方法。能让小学生都看懂的开发信才是最棒的。

少用奇怪的字体

不要为了醒目而用夸张的字体,醒目的颜色,放大加粗斜体,甚至全篇大写

常用字体:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman

颜色:一般以黑色,蓝色为主。一封邮件写的五颜六色会让人很不舒服。一般在邮件中加粗,大写或者是用红色标注,那肯定是特别强调的东西。

少用主动语态

在老外的邮件中, 很少会充满WE, I 这样的人称。大多用的是被动语态。

例:我们会明天寄样品给你。我们常用的是“we will send the samples to you tomorrow.” 而老外一般会说”The samples will be sent to you tomorrow.”

不要问没有意义的问题

例:Do you want our products?

Do you interested in our products?

Are you sourcing for *****?

How is your business recently? Would you like to cooperate with us?

你的目的就推销你的产品,非要让客人回答是或者否,就等于把自己逼上了绝路。

不要附上图片和文件

有附件和图片并不是不好,而是很容易被识别为垃圾邮件被国外的服务器拦截。如果开发信里想给客人一个价格参考,最好是直接写到邮件里。如果客人回信,那么在第二次发邮件时可以适当添加一些图片或附件。

不同客户要有针对性

这对不同的客户,给出不同的邮件,有些业务的开发信都是一个模板,没有针对不同国家的客户、不同需求的客户。要根据不同国家客户的习惯、及客户不同的需求进行必要的变更,比如标题、用词、邮件语气等等。

语气不能过于生硬

邮件本身就比较死板, 在电脑前阅读这些冰冷的文件,和面对面或者电话中的交谈是完全不同的。例:Pls give me reply today.与 could you help to give me reply today? 要常用 please, help, kindly, could, thank you, appreciate

其他注意事项

1)开头Dear Sir/Madam,最好不要这样写,如果知道客人名字,最好把名字写上,会给他一种尊重的感觉。

2)I’m glad to know you. 是典型的Chinglish,就是中国式英文,尽量用欧美人的寒暄方式 How are you?

3)公司名称最好首字母都大写。

4)附件说明。“Attached our e-catalog for your reference!”或者“Enclosed our e-catalog for your review!”

5)Any questions please kindly contact us. 邮件结尾最好加上这一句。

6)如果事情比较复杂,繁多的话,可以用 1 2 3 4 注明.表达要简洁,直接,明确。不要把很多事情写在一段中,显得非常冗长,没有条理性。客户问题亦可以直接在客户的邮件中一点一点条理性地回复。

7)每一段中间要空一行,方便别人阅读。

8)关于投诉,最好站在客人的角度去回复邮件,而不是逃避责任。

原创文章,作者:Johnny Chan,如若转载,请注明出处:https://www.myseosite.com/how-to-write-leads-generating-letters/

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